Oprogramowanie dla firmy transportowej nosi nazwę Universal Accounting System i jest instalowane zdalnie przez dewelopera na dowolnych urządzeniach cyfrowych z systemem operacyjnym Windows firmy transportowej za pośrednictwem połączenia internetowego, które jest zawsze niezbędne do pracy zdalnej. Firma transportowa świadczy usługi transportowe, w związku z czym jej zadaniem jest utrzymywanie pojazdów w ciągłej sprawności, od której zależy ich wydajność. Dzięki zainstalowanemu oprogramowaniu firmy transportowe nie muszą tracić czasu na monitorowanie statusu transportu oraz wszelkiego rodzaju rozliczeń, które teraz przebiegają automatycznie. Jest instalowany przez oprogramowanie, którego rolą jest automatyzacja wewnętrznych działań firmy transportowej, w tym jej księgowości, kontroli, zarządzania i analiz.
Wszystkie te funkcje w oprogramowaniu odpowiadają za różne bloki strukturalne, z których są tylko trzy – są to moduły, katalogi, raporty, natomiast mają one podobną strukturę wewnętrzną pod względem struktury i nagłówków, gdyż wypełnione są informacjami z te same kategorie, ale różne pod względem organizacji procesu produkcyjnego. Na przykład sekcja referencji w oprogramowaniu firmy transportowej inicjuje organizację procesów pracy i ustala ich kolejność zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy transportowej oraz składem jej aktywów materialnych i niematerialnych, w tym zasobów ludzkich i zawartości taboru samochodowego .
Aby skonfigurować taką procedurę, w sekcji katalogów zawarte są informacje o firmie transportowej we wszystkich rodzajach działalności - produkcyjnej, gospodarczej i finansowej, w tym spis pojazdów z dokładnym opisem zarówno ciągników, jak i przyczep, spis oddziałów i magazyny, inne usługi, oddalone geograficznie, które później integrują oprogramowanie dla firmy transportowej w jedną sieć informatyczną do ogólnej kontroli i rozliczania transportu. Zawiera również listę pracowników, którzy staną się użytkownikami tego oprogramowania, listę pozycji finansowych itp. Na podstawie tych informacji oraz danych z dokumentów normatywnych towarzyszących oprogramowaniu do standaryzacji procesów pracy, działania personelu w ustala się terminy i wielkość pracy, a także kolejność procesów pracy oraz hierarchię procedur księgowo-rachunkowych.
Wszystko to jest ustawieniem do automatyzacji działań operacyjnych, które realizowane jest w drugim bloku, Moduły. W tej sekcji oprogramowanie prowadzi dla firmy transportowej rejestr operacyjny pracy wykonanej przez firmę transportową i personel, koszty poniesione podczas wykonywania tej pracy i inne powiązane koszty. Należy zauważyć, że sekcja Moduły jest najbardziej aktywna pod względem doświadczenia użytkownika, ponieważ jest dozwolona tylko tutaj, ponieważ pozostałe dwa bloki mają inny ładunek semantyczny - podręczniki dostarczają ustawień i informacji referencyjnych, raporty analizują działania usługowe i oceniają ich skuteczność. Blok Modułów przechowuje dokumenty i dzienniki elektroniczne użytkowników, w których zaznaczają oni wszelkie zmiany w statusie workflow, jakie zachodzą podczas realizacji zleceń i innych zadań.
W ostatnim bloku Raporty oprogramowanie dla firmy transportowej automatycznie generuje raporty z analizą aktualnego procesu produkcyjnego, które mają zauważalny wpływ na dalszy rozwój firmy transportowej, gdyż pokazują co i gdzie należy zrobić, co i/lub kto jest zmieniany, należy porzucić, a co pozostawić takim, jakim jest. Jednocześnie oprogramowanie prezentuje informacje w wygodnej i czytelnej formie za pomocą wykresów, wykresów, tabel i kolorów do wizualizacji, co pozwala wskazać znaczenie każdego wskaźnika masy całkowitej itp.
W ten sposób oprogramowanie dla firm transportowych tworzy swoją strukturę w kolejności Konfiguracja > Konserwacja > Ocena, co ułatwia zrozumienie celu każdego bloku, a co za tym idzie zasady automatyzacji. Zadaniem samej automatyzacji jest zwiększenie efektywności firm transportowych poprzez obniżenie kosztów pracy oraz przyspieszenie wymiany informacji, co prowadzi do wzrostu wydajności pracy i wielkości produkcji, dzięki czemu możemy mówić o wzroście zysków. Zastąpienie personelu zautomatyzowanym systemem obniża koszty pracy, ponieważ przejmuje wiele zadań i uwalnia pracowników firmy transportowej do skupienia się na rozwiązywaniu innych zadań. Przyspieszenie wymiany informacji prowadzi do zwiększenia tempa pracy, co prowadzi do wzrostu produkcji i bardzo zauważalnego efektu ekonomicznego. Oprogramowanie zapewnia spójne formularze elektroniczne, które dodatkowo przyspieszają korzystanie z systemu przez użytkownika.
Automatyzacja firmy transportowej to nie tylko narzędzie do ewidencjonowania pojazdów i kierowców, ale także wiele raportów przydatnych dla kierownictwa i pracowników firmy.
Rozliczenie dokumentów przewozowych z aplikacją do zarządzania firmą transportową odbywa się w kilka sekund, co skraca czas poświęcany przez pracowników na proste codzienne czynności.
Program dla firmy transportowej tworzy zlecenia transportowe, planuje trasy, a także kalkuluje koszty, biorąc pod uwagę wiele różnych czynników.
Księgowość firmy transportowej zwiększa produktywność personelu, pozwala zidentyfikować najbardziej produktywnych pracowników i awansować tych pracowników.
Firmy transportowe i logistyczne w celu usprawnienia swojej działalności mogą rozpocząć księgowość w organizacji transportowej, która wykorzystuje zautomatyzowany program komputerowy.
Księgowość w firmie transportowej gromadzi aktualne informacje o pozostałościach paliw i smarów, częściach zamiennych do transportu i innych ważnych punktach.
Fakturowanie pojazdów i kierowców generuje imienną kartę dla kierowcy lub innego pracownika z możliwością dołączenia dokumentów, zdjęć dla wygody rozliczeń i zasobów ludzkich.
Program firmy transportowej uwzględnia ważne wskaźniki takie jak: koszty parkowania, wskaźniki paliwowe i inne.
Program firmy transportowej wraz z procesami transportu towarów i obliczaniem tras organizuje wysokiej jakości ewidencję zapasów przy użyciu nowoczesnej technologii magazynowej.
Program do dokumentów przewozowych tworzy listy przewozowe oraz inne dokumenty niezbędne do funkcjonowania firmy.
Oprogramowanie tworzy bazy danych, które również są ujednolicone – ich struktura jest taka sama, zasada prezentacji informacji jest taka sama, narzędzia do zarządzania są takie same.
Zasada prezentacji informacji w bazach danych jest następująca - na górze znajduje się ogólna lista pozycji, na dole zakładka ze szczegółowymi parametrami.
Narzędziami do zarządzania danymi w bazach danych są takie funkcje, jak wyszukiwanie kontekstowe, wielokrotny wybór na podstawie wielu parametrów oraz filtrowanie na podstawie określonych kryteriów.
Jedną z najważniejszych baz danych jest baza taboru pojazdów, w której prezentowane są wszystkie jednostki transportowe wraz z opisem parametrów technicznych, stanu fizycznego oraz historią wszystkich napraw.
Oprogramowanie zapewnia kontrolę nad okresem ważności praw jazdy i dokumentów rejestracyjnych pojazdu oraz powiadamia z wyprzedzeniem osoby odpowiedzialne o wymianie.
Planowanie aktywności floty odbywa się w planie produkcji – tutaj wyróżnione są okresy zajętości pojazdu pod konkretne zlecenie, okresy serwisowe.
Okresy różnią się kolorem: transport - niebieski, serwis samochodowy - czerwony Kliknięcie na jeden z nich otworzy okno ze szczegółowym opisem pracy i jej wizualizacją w postaci ikon.
W planie produkcji planowanie odbywa się zgodnie z istniejącymi umowami transportowymi oraz z uwzględnieniem zapytań klientów, które regularnie wpływają w bieżącym trybie.
Oprogramowanie rejestruje przychodzące zamówienia w bazie zleceń i przypisuje im status, kolor, który pozwala wizualnie śledzić etap transportu.
Zmiana statusu i koloru następuje automatycznie, gdy oprogramowanie otrzymuje informacje od wykonawców – kierowców i koordynatorów wyznaczających etapy.
Równocześnie z podstawą floty samochodowej tworzona jest baza kierowców, w której odnotowywane są kwalifikacje, ogólne doświadczenie, numer prawa jazdy, okres ważności oraz wykonywane przez nich loty.
Oprogramowanie samodzielnie wykonuje kalkulacje, w tym kalkulację kosztu trasy, kalkulację diety miesięcznej oraz koszt zleceń.
Automatyzację obliczeń zapewnia dostępność branżowej bazy informacyjnej i referencyjnej, w której prezentowane są wszystkie normy, zasady i standardy wykonywania operacji roboczych.
Z wygenerowanych baz danych nomenklatura i klient są prezentowane w formacie CRM, oba sklasyfikowane według kategorii zgodnie z załączonymi katalogami dla wygody.
Produkty USU software różnią się od alternatywnych ofert w tym segmencie cenowym pod kilkoma względami, zwłaszcza w analizie wszelkiego rodzaju działalności.
