Program księgowy firmy transportowej jest konfiguracją programu automatyzacji Uniwersalnego Systemu Księgowego i zapewnia firmie transportowej sprawne księgowanie oraz automatyczny tryb księgowania. Dzięki zautomatyzowanej księgowości firma transportowa oszczędza na kosztach osobowych, a co za tym idzie na płacach, zwiększa swoją efektywność poprzez bardziej poprawną i wydajniejszą księgowość oraz usprawnienie procesów pracy i procedur księgowych, w których wykluczony jest udział personelu, co poprawia jakość księgowości i kalkulacji... Szybkość wszystkich operacji wykonywanych przez oprogramowanie księgowe firmy transportowej to ułamek sekundy, niezależnie od ilości przetwarzanych informacji, a ta jakość wpływa na szybkość wymiany informacji w firmie transportowej, przyspieszenie podejmowania decyzji, a co za tym idzie realizacji operacji produkcyjnych, co prowadzi do wzrostu wolumenu produkcji...
W ten sposób, biorąc pod uwagę fakt, że personel nie jest już zaangażowany w wykonywanie wielu codziennych czynności, można go „przekwalifikować” do innych, równie ważnych zadań. Program prowadzenia ewidencji przedsiębiorstwa transportowego przewiduje udział w nim pracowników o różnych profilach, dzięki czemu otrzymuje ono operacyjne i wszechstronne informacje, co z kolei przyczynia się do pełnego zobrazowania aktualnego stanu procesu produkcyjnego przedsiębiorstw transportowych . Na przykład firmy transportowe są zaangażowane w prowadzenie ewidencji czynności transportowych, w tym kierowców, techników, koordynatorów; Pracownicy serwisu samochodowego są zaangażowani w ustalanie faktycznego stanu pojazdów, który ma wpływ na wykonanie przewozu; W planowanie i kalkulację tras zaangażowani są pracownicy działu logistyki, pracownicy transportu, a także robotnicy. Magazyn, Kierownik ds. Obsługi Klienta, Księgowość i inne.
Ponieważ w programie rozliczeniowym przedsiębiorstwa transportowego bierze udział duża liczba użytkowników, w celu zachowania poufności danych usługi, ich prawa są podzielone zgodnie z istniejącymi obowiązkami i przyznanymi uprawnieniami. W tym celu każdy otrzymuje swój osobisty login i hasło bezpieczeństwa, które określają jego obszar pracy i ilość informacji serwisowych wymaganych do wykonywania zadań roboczych. Osobnym obszarem pracy w programie księgowym firmy transportowej jest prowadzenie osobistych dzienników pracy w formie elektronicznej, do których dostęp ma tylko instrukcja, w celu kontroli działań użytkownika – jakości jego danych i zgodności ze stanem faktycznym stan procesu produkcyjnego, terminy realizacji Zadań.
Procedura kontroli musi być regularna, co zajmuje trochę czasu, dlatego program księgowy firmy transportowej oferuje z pomocą funkcję sprawdzania, której zadaniem jest wyróżnienie nowych danych oraz tych, które zostały poprawione po ostatniej kontroli, co znacznie przyspiesza w górę procesu. Każdy użytkownik musi niezwłocznie wprowadzić do programu swoją instrukcję obsługi i zaprotokołować wykonane przez siebie czynności w ramach swojej działalności gospodarczej. Do końca okresu sprawozdawczego firma transportowa otrzyma ewidencję personelu, w której zostanie odnotowana jej praca jako całość, a wyniki zostaną podsumowane osobno dla każdego użytkownika, w tym terminowość wprowadzania informacji do programu księgowego firmy transportowej firmie transportowej, która automatycznie będzie przekazywać mu wynagrodzenie miesięczne na podstawie wyliczonych na podstawie wolumenów egzekucyjnych zarejestrowanych w dziennikach. Fakt ten zmusza pracowników do większej aktywności formularzy raportowania, aby na czas rejestrować gotowość do wykonywania zadań.
Aby rejestrować wszystkie rodzaje działań, program tworzy kilka baz danych, których utrzymanie w najbardziej informacyjny sposób odzwierciedla pracę firmy transportowej we wszystkich procesach, obiektach i tematach, w tym transakcje pieniężne, interakcje z klientami i dostawcami, aktywność i stan taboru samochodowego, zarządzanie bieżącymi stanami magazynowymi. Jednocześnie wszystkie bazy danych w programie mają ten sam format, co ułatwia użytkownikowi ich obsługę – cała lista uczestników bazy wyświetlana jest na górze, a na dole zorganizowany jest pasek zakładek, na którym znajduje się szczegółowy opis przez jego uczestnika wszystkich parametrów istotnych dla tej bazy danych.
Dla firmy transportowej ważny jest stan jej taboru – techniczny i eksploatacyjny, jego załadunek zleceniami, terminami itp. Do kontroli jego działalności sporządzony został plan produkcji, w którym planowane są wszystkie transporty w ramach istniejących kontraktów i przychodzących aplikacje transportowe w bieżącym trybie. Każdej przesyłce przypisany jest konkretny transport, co daje wyobrażenie o efektywności wykorzystania każdego pojazdu we flocie. Ponadto na koniec okresu program tworzy osobny raport o wszystkich pojazdach jako całości i osobno, dzieląc je na ciągniki i przyczepy. Baza ta odpowiada również za nadzór nad obsługą techniczną – te okresy są planowane z wyprzedzeniem i zaznaczone na czerwono na wykresie, aby zwrócić uwagę logistyków przy planowaniu nowych lotów.
Automatyzacja firmy transportowej to nie tylko narzędzie do ewidencjonowania pojazdów i kierowców, ale także wiele raportów przydatnych dla kierownictwa i pracowników firmy.
Księgowość firmy transportowej zwiększa produktywność personelu, pozwala zidentyfikować najbardziej produktywnych pracowników i awansować tych pracowników.
Program dla firmy transportowej tworzy zlecenia transportowe, planuje trasy, a także kalkuluje koszty, biorąc pod uwagę wiele różnych czynników.
Fakturowanie pojazdów i kierowców generuje imienną kartę dla kierowcy lub innego pracownika z możliwością dołączenia dokumentów, zdjęć dla wygody rozliczeń i zasobów ludzkich.
Program firmy transportowej wraz z procesami transportu towarów i obliczaniem tras organizuje wysokiej jakości ewidencję zapasów przy użyciu nowoczesnej technologii magazynowej.
Program do dokumentów przewozowych tworzy listy przewozowe oraz inne dokumenty niezbędne do funkcjonowania firmy.
Księgowość w firmie transportowej gromadzi aktualne informacje o pozostałościach paliw i smarów, częściach zamiennych do transportu i innych ważnych punktach.
Rozliczenie dokumentów przewozowych z aplikacją do zarządzania firmą transportową odbywa się w kilka sekund, co skraca czas poświęcany przez pracowników na proste codzienne czynności.
Firmy transportowe i logistyczne w celu usprawnienia swojej działalności mogą rozpocząć księgowość w organizacji transportowej, która wykorzystuje zautomatyzowany program komputerowy.
Program firmy transportowej uwzględnia ważne wskaźniki takie jak: koszty parkowania, wskaźniki paliwowe i inne.
Program tworzy również bazę danych pojazdów w bilansie firmy, dzieląc je na ciągniki i przyczepy, aby śledzić każdy z nich.
W bazie danych transportowych dla każdego z nich wymienione są wszystkie wykonane loty, naprawy i wymiany części zamiennych, podane są parametry techniczne i okres dokumentów rejestracyjnych.
Podobna baza została stworzona dla kierowców, w której wyszczególniono również wszystkie wykonane loty, wyniki badań lekarskich, kwalifikacje, staż pracy oraz okres ważności prawa jazdy.
Program tworzy bazę klientów, w której rejestruje wszystkie kontakty z klientami, zapisuje historię relacji, układa plan pracy, opracowuje wszystkie wysłane teksty mailingowe.
Regularne relacje z klientami wspierane są przez reklamy i newslettery, które wysyłane są w różnych formatach w zależności od okazji - masowe, osobiste, grupowe.
Raport wysyłkowy jest generowany przez program na koniec każdego okresu i ocenia jego skuteczność na podstawie liczby otrzymanych zapytań, nowych zamówień i otrzymanych zysków.
Program generuje linię produktów, w której wymienione są wszystkie pozycje towarowe, w tym części zamienne z własnym numerem, charakterystyką handlową do szybkiego wyszukiwania.
Ruch towarów i frachtu rejestrowany jest listami przewozowymi, są one tworzone automatycznie – wystarczy podać indywidualny parametr, ilość, podstawę przemieszczania.
Każda pozycja towarowa ma swoje miejsce w magazynie, do którego można przypisać kod kreskowy w celu szybkiego wyszukania towaru, program współpracuje ze skanerem kodów kreskowych.
Program współpracuje z terminalem zbierania danych, co pozwala na szybkie przeprowadzenie wszelkich inwentaryzacji, a także szybkie sprawdzenie otrzymanych informacji z danymi księgowymi.
Program współpracuje z wagami elektronicznymi, drukarką do drukowania etykiet, co pozwala na szybkie oznakowanie towaru do transportu oraz wydruk naklejek z firmowym projektem.
Program organizuje zautomatyzowane księgowanie zapasów, które automatycznie odlicza z bilansu wszystkie pozycje towarowe do przesunięcia zgodnie z fakturą.
Przegląd zapasów pokazuje, które towary są bardzo poszukiwane, które są niepłynne, gorszej jakości, program kontroluje ich obrót.
Program ogranicza fakty kradzieży części zamiennych i paliwa, eliminuje przypadki niewłaściwego użytkowania pojazdów, nieautoryzowanych wyjazdów, ustanawia kontrolę nad paliwem i smarami.
Czasowa i ilościowa regulacja działań kadrowych i transportowych prowadzi do wzrostu wydajności personelu, efektywności wykorzystania transportu w firmie.
