Program do dokumentów przewozowych jest jedną z konfiguracji oprogramowania Uniwersalnego Systemu Księgowego, stworzonego do kontroli dokumentów przewozowych, które muszą towarzyszyć ładunkowi oraz dokumentów potwierdzających rejestrację pojazdów do przewozu ładunków. Zarówno te, jak i inne można uznać za dokumenty przewozowe. Program do wypełniania dokumentów transportowych przewiduje to wypełnianie w trybie automatycznym, do czego program oferuje specjalne formularze, tzw.
Formularze do wypełniania dokumentów przewozowych mają specjalny format i realizują dwa zadania - przyspieszenie procesu wypełniania oraz nawiązanie połączenia pomiędzy nowymi wartościami a tymi już zawartymi w programie do wypełniania dokumentów przewozowych. Specyfika formatu polega na polach do wypełnienia - zawierają one wbudowane menu opcji odpowiedzi (menedżer musi wybrać odpowiednią) lub dają aktywne przejście do określonej bazy danych, aby wybrać w niej żądaną pozycję, a następnie wróć również do formularza powrotu. To oczywiście przyspiesza proces wypełniania, a dane są łączone w menu z odpowiedziami i/lub linkiem do bazy danych.
Odpowiedzi w menu z pól do wypełnienia są zawsze różne i zawierają dane głównego wnioskodawcy - jest to albo klient, pojazd, albo produkt, w zależności od tego, który formularz zostanie wypełniony. Wypełnienie to eliminuje błędy przy wypełnianiu formularza, co daje dokumentom przewozowym gwarancję prawidłowego przygotowania. Po wypełnieniu formularza i uwzględnieniu wprowadzonych informacji następuje automatyczne generowanie dokumentów przewozowych, dla których wykorzystywana jest baza regulacyjna i referencyjna branżowa, która jest zintegrowana z programem do wypełniania dokumentów przewozowych oraz podaje zalecenia metodyczne dotyczące rejestracji zgodnie z aktami prawnymi, normami prawnymi, przepisami celnymi. Powstała w ten sposób dokumentacja ma oficjalnie uznany standard, jej automatyczne wypełnianie jest zgodne z ustalonymi zasadami, nie ma błędów, co jest ważne przy transporcie towarów przez różne terytoria.
Program rozliczania dokumentów transportowych zapewnia elektroniczne zarządzanie dokumentami, gdy tworzone dokumenty podlegają automatycznej rejestracji w rejestrach elektronicznych, które są również tworzone przez program do prowadzenia ewidencji. W takim przypadku program prowadzi rejestr z numeracją sekwencyjną, domyślnie ustawia aktualną datę w rejestrze, następnie tworzy archiwa zgodnie z zawartością dokumentacji, monitoruje jej zwrot po podpisaniu i odnotowuje, czy oryginał lub zeskanowana kopia znajdują się w program archiwum zostanie zapisany. Program do ewidencji dokumentów przewozowych zakłada, że inna procedura, o której mowa powyżej, zostanie przeprowadzona przy ustalaniu kontroli dokumentów rejestracyjnych wydanych na konkretny pojazd, ze wskazaniem okresu ważności wraz z prawem jazdy, tak aby pojazdy i kierowcy byli w pełni uzbrojeni przed każdy lot. Pod koniec okresu ważności program informuje odpowiedzialnych o zbliżającej się wymianie dokumentów przewozowych, aby było wystarczająco dużo czasu na nową rejestrację.
Oprogramowanie do obsługi dokumentów transportowych jest instalowane zdalnie na firmowych komputerach przez pracowników USU, do czego, jak przy każdej pracy zdalnej, wykorzystują łącze internetowe. Program może działać bez połączenia z Internetem z dostępem lokalnym, ale jego obecność jest wymagana do funkcjonowania jednej przestrzeni informacyjnej obejmującej wszystkie usługi, w tym usługi odległe geograficznie. Wspólna sieć umożliwia ogólną księgowość i zakupy, co obniża koszty firmy przy organizowaniu nowych dostaw.
Program do zarządzania dokumentami transportowymi zapewnia również kontrolę dostępu poprzez przydzielanie indywidualnych loginów i haseł osobom, które otrzymały uprawnienia do prowadzenia ewidencji ich działań w programie na wszystkich frontach, dając programowi wszechstronną informację dostępną do wyświetlania aktualnego stanu prac procesy, biorąc pod uwagę wszystkie niuanse, które zawsze się pojawiają. Jednocześnie w program zaangażowani są pracownicy specjalności pracy, którzy posiadają informacje operacyjne bezpośrednio współpracujące z transportem, co pozwala na bieżąco kontrolować jego stan. Dostępność programu zapewnia wygodna nawigacja i prosty interfejs, który jest odpowiedni również dla wielu użytkowników, dzięki czemu każdy ma dostęp do jednoczesnego prowadzenia dzienników pracy bez konfliktów pamięci. Rozkład danych na strukturze jest przejrzysty, formularze elektroniczne mają ten sam standard prezentacji i wypełniania, co przyspiesza pracę użytkowników w programie i oszczędza ich czas.
Program do dokumentów przewozowych tworzy listy przewozowe oraz inne dokumenty niezbędne do funkcjonowania firmy.
Automatyzacja firmy transportowej to nie tylko narzędzie do ewidencjonowania pojazdów i kierowców, ale także wiele raportów przydatnych dla kierownictwa i pracowników firmy.
Program dla firmy transportowej tworzy zlecenia transportowe, planuje trasy, a także kalkuluje koszty, biorąc pod uwagę wiele różnych czynników.
Rozliczenie dokumentów przewozowych z aplikacją do zarządzania firmą transportową odbywa się w kilka sekund, co skraca czas poświęcany przez pracowników na proste codzienne czynności.
Księgowość firmy transportowej zwiększa produktywność personelu, pozwala zidentyfikować najbardziej produktywnych pracowników i awansować tych pracowników.
Księgowość w firmie transportowej gromadzi aktualne informacje o pozostałościach paliw i smarów, częściach zamiennych do transportu i innych ważnych punktach.
Fakturowanie pojazdów i kierowców generuje imienną kartę dla kierowcy lub innego pracownika z możliwością dołączenia dokumentów, zdjęć dla wygody rozliczeń i zasobów ludzkich.
Firmy transportowe i logistyczne w celu usprawnienia swojej działalności mogą rozpocząć księgowość w organizacji transportowej, która wykorzystuje zautomatyzowany program komputerowy.
Program firmy transportowej wraz z procesami transportu towarów i obliczaniem tras organizuje wysokiej jakości ewidencję zapasów przy użyciu nowoczesnej technologii magazynowej.
Program firmy transportowej uwzględnia ważne wskaźniki takie jak: koszty parkowania, wskaźniki paliwowe i inne.
W programie powstało kilka baz danych uwzględniających główne rodzaje działalności, mają one również taką samą strukturę i zasadę dystrybucji informacji.
Seria nomenklatury lub baza towarowa zawiera pełną listę pozycji towarowych wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo do pracy i/lub dostawy do odbiorcy, wszystkie posiadają numer.
Numer nomenklaturowy oraz indywidualne cechy handlowe pozwalają szybko odnaleźć produkt wśród tysięcy takich samych pozycji i zidentyfikować go wśród innych.
W celu uwzględnienia pracy z klientami utworzono bazę danych w formacie CRM, w której prezentowane są dane dla każdego z nich, w tym kontakty, dotychczasowa interakcja, plan pracy, teksty mailingowe.
CRM stale monitoruje klientów, identyfikuje tych, którzy do Ciebie przyszli, tworzy listę dla każdego menedżera i regularnie przypomina im o wykonaniu.
CRM umożliwia menedżerom tworzenie planów pracy, zgodnie z którymi kierownictwo regularnie monitoruje ich działania, ocenia terminowość i jakość realizacji oraz dodaje nowe.
Aby uwzględnić przepływ towarów, program zapewnia rejestrację dokumentów za pomocą faktur, które są tworzone automatycznie na podstawie nomenklatury.
Faktury tworzą własną bazę danych, w której prezentowane są ich różne rodzaje; W celu oddzielenia sugeruje się nadanie każdemu gatunkowi statusu i koloru, aby je wizualnie oddzielić.
W celu uwzględnienia transportu program generuje bazę zleceń, w której gromadzone są wszystkie zlecenia, niezależnie od tego, czy transport został zrealizowany, czy nie. Podczas rejestracji transportu następuje wypełnienie i zarejestrowanie okna zlecenia.
Wszystkie zlecenia w bazie zleceń posiadają status określający stopień gotowości oraz kolor dla nich, dzięki czemu kierownik może wizualnie kontrolować etapy transportu ładunku.
Statusy w bazie zleceń zmieniają się automatycznie – w miarę jak wykonawcy wprowadzają swoje dane do dzienników pracy, program ich wybiera, sortuje i zmienia gotowość.
W celu uwzględnienia stanu i załadunku pojazdów utworzono bazę transportową, w której wyszczególniono wszystkie ciągniki i naczepy przypisane do floty oraz podano ich charakterystykę.
Baza transportowa zawiera informacje o każdej jednostce, w tym wykonane loty, wykonane naprawy, ważność dowodów rejestracyjnych, zużycie paliwa.
Do planowania transportu sporządzono plan produkcji, w którym zaznaczono wszystkie czasy pracy i planowane prace konserwacyjne.Plany przedstawiono dla każdego planu pracy.
Rachunkowość statystyczna pozwala z wyprzedzeniem obliczać wskaźniki na podstawie zgromadzonych statystyk, co pozwala efektywnie zaplanować koszt i ilość towarów w magazynie.
