Program Pojazdy jest jedną z konfiguracji oprogramowania Uniwersalnego Systemu Rozliczeniowego dla firm transportowych posiadających pojazdy i wykonujących działalność transportową. W tym przypadku pojazdy reprezentują zdolności produkcyjne przedsiębiorstwa, dlatego ich rozliczanie i kontrola stanu technicznego to główne zadania programu - zapewnienie ich nieprzerwanej pracy w ramach zadania produkcyjnego.
Program do rozliczania pojazdów pozwala na uregulowanie wszystkich działań przedsiębiorstwa, w tym procesów, obiektów, podmiotów, - podział na odrębne operacje pracy, ustalenie czasu wykonania zgodnie z oficjalnie ustalonymi normami i załączonym zakresem prac personelu, biorąc pod uwagę materiały i ich koszt podczas użytkowania. Dlatego cała praca pojazdów i pracowników firmy jest ściśle określona czasowo, zadaniowo i kosztowo, co umożliwia organizację automatycznego rozliczania i kontroli całego procesu produkcyjnego i każdego z jego etapów z osobna. A za każdy przestój lub brak wydajności zawsze trzeba kogoś obwiniać, co natychmiast zwiększa produktywność i dyscyplinę pracy.
Oprogramowanie do rozliczania pojazdów jest instalowane na urządzeniach cyfrowych, warunkiem jest obecność systemu operacyjnego Windows. Instalacja jest przeprowadzana przez specjalistów USU zdalnie za pośrednictwem łącza internetowego, dlatego element terytorialny nie ma znaczenia przy wyborze dostawcy oprogramowania, co zwiększa liczbę ofert. Wystarczy jednak wymienić zalety tego programu do rozliczania pojazdów w stosunku do alternatyw w tym samym przedziale cenowym, bo wątpliwości, kto jest najlepszy, znikną natychmiast.
Na przykład oprogramowanie do rozliczania pojazdów jest jedynym oprogramowaniem, które oferuje analizę czynności wykonywanych przez pojazdy w każdym okresie rozliczeniowym, podczas gdy inne produkty o podobnej cenie nie mają tej funkcji. Regularna analiza pozwala na terminowe wprowadzanie korekt w trakcie procesu produkcyjnego, identyfikację czynników mających pozytywny i negatywny wpływ na zysk i rentowność firmy, rozebranie każdego przypadku na wszystkie komponenty i wskazanie udziału każdego parametru w wyniku całkowitym. Ta analiza z oprogramowania do rozliczania pojazdów pokazuje, jak wydajni mogą być pracownicy i co im w tym przeszkadza, czy wszystkie koszty są uzasadnione, a jeśli nie, to które można zaoszczędzić lub przynajmniej zmniejszyć.
Aby rejestrować i analizować działania pojazdów, program stworzył plan produkcji, w którym planowana jest praca transportowa dla poszczególnych zespołów pojazdów i każdy ma okres konserwacji, gdy samochód nie jest zaangażowany w transport. Te okresy, praca i naprawa, różnią się kolorem - w pierwszym przypadku jest to niebieski, w drugim czerwony, aby wskazać znaczenie tej informacji. Zostanie Ci dodane okno ze szczegółową informacją co jest planowane pod względem czasu i zakresu prac dla konkretnego pojazdu, jak te prace będą rozłożone - okno pojawi się po kliknięciu na wybrany okres, natomiast informacje w nim zawarte będzie poprzez automatycznie zmieniany program do rozliczania pojazdów - na podstawie informacji ze służb eksploatacyjnych co, kiedy, ile i co dokładnie jest jeszcze do zrobienia.
Ta skuteczna metoda kontroli pozwala na zdalne monitorowanie pracy firmy, która wymaga jedynie połączenia z Internetem oraz prowadzenie ewidencji wszystkich zarejestrowanych w programie operacji, gdyż wspomniana powyżej analiza działań opiera się na ich rozliczaniu. Należy zaznaczyć, że program dla pojazdów prowadzi ciągłą ewidencję statystyczną, dzięki czemu firma ma możliwość planowania swoich działań w oparciu o zebrane statystyki dla wszystkich typów operacji i przewidywania oczekiwanych rezultatów.
Wszystkie kalkulacje w programie dla pojazdów przeprowadzane są automatycznie - na podstawie przedstawionych do kalkulacji kosztów eksploatacyjnych, które są ustalane z wykorzystaniem regulacyjnej bazy branżowej wbudowanej w program i zawierają cały zakres zasad i wymagań dotyczących działalności transportowej oraz ustawienia dla przeprowadzane są obliczenia, które zostały wykonane podczas pierwszej sesji roboczej programu. Należy zauważyć, że udział personelu we wszystkich operacjach księgowo-rachunkowych jest wykluczony, obliczenia są zorganizowane zgodnie z oficjalnymi metodami przedstawionymi w podstawowych dokumentach normatywnych, które zresztą są regularnie aktualizowane, a wszystko to razem zapewnia dokładność i aktualne obliczenia.
Jednocześnie program dla pojazdów zwraca uwagę na dobór wartości do obliczeń, niczego nie myli i nie zapomina, że razem istnieje gwarancja jedynego poprawnego wyniku. Ta sama kategoria zadań realizowanych przez program obejmuje tworzenie bieżącej dokumentacji firmy, która jest przygotowywana z wyprzedzeniem w określonym momencie i spełnia wszystkie wymagania i cele.
Program do dokumentów przewozowych tworzy listy przewozowe oraz inne dokumenty niezbędne do funkcjonowania firmy.
Program dla firmy transportowej tworzy zlecenia transportowe, planuje trasy, a także kalkuluje koszty, biorąc pod uwagę wiele różnych czynników.
Program firmy transportowej wraz z procesami transportu towarów i obliczaniem tras organizuje wysokiej jakości ewidencję zapasów przy użyciu nowoczesnej technologii magazynowej.
Księgowość w firmie transportowej gromadzi aktualne informacje o pozostałościach paliw i smarów, częściach zamiennych do transportu i innych ważnych punktach.
Automatyzacja firmy transportowej to nie tylko narzędzie do ewidencjonowania pojazdów i kierowców, ale także wiele raportów przydatnych dla kierownictwa i pracowników firmy.
Firmy transportowe i logistyczne w celu usprawnienia swojej działalności mogą rozpocząć księgowość w organizacji transportowej, która wykorzystuje zautomatyzowany program komputerowy.
Rozliczenie dokumentów przewozowych z aplikacją do zarządzania firmą transportową odbywa się w kilka sekund, co skraca czas poświęcany przez pracowników na proste codzienne czynności.
Fakturowanie pojazdów i kierowców generuje imienną kartę dla kierowcy lub innego pracownika z możliwością dołączenia dokumentów, zdjęć dla wygody rozliczeń i zasobów ludzkich.
Księgowość firmy transportowej zwiększa produktywność personelu, pozwala zidentyfikować najbardziej produktywnych pracowników i awansować tych pracowników.
Program firmy transportowej uwzględnia ważne wskaźniki takie jak: koszty parkowania, wskaźniki paliwowe i inne.
Program organizuje elektroniczne zarządzanie dokumentami, rejestruje utworzone przez siebie dokumenty, sortuje je w archiwach, zaznacza, gdzie znajduje się kopia i/lub oryginał oraz naprawia zwrot.
Przedstawione bazy danych mają taką samą strukturę prezentowania informacji i są kontrolowane przez te same narzędzia, co zwiększa szybkość działania użytkownika.
Formularze do wprowadzania danych mają taką samą strukturę, dzięki czemu użytkownicy mogą dodawać dane w jak najkrótszym czasie, co znacznie oszczędza ich czas pracy:
Wbudowany harmonogram zadań uruchamia automatyczne operacje ściśle według zatwierdzonego harmonogramu, uwzględniając regularne kopie zapasowe na swojej liście.
Dokumentowa rejestracja ruchu pozycji magazynowych odbywa się za pomocą automatycznie generowanych faktur - należy wskazać towar oraz ilość.
Utworzenie faktury wiąże się z nadaniem numeru i aktualnej daty, każdy dokument jest przechowywany w bazie danych, która rośnie w czasie i ma swój status i kolor.
Rejestracji zleceń transportowych towarzyszy tworzenie bazy zleceń, w której do zleceń przypisany jest kolor statusu, dzięki czemu można wizualnie monitorować gotowość.
Zmianie statusu towarzyszy zmiana koloru, status zmienia się również automatycznie – na podstawie informacji podanych przez koordynatorów i kierowców w dokumentach.
Rozliczanie zapasów odbywa się w czasie bieżącym, automatyczny odpis z bilansu odbywa się w momencie wprowadzenia faktury za przekazanie towaru do pracy.
Program wykonuje wszystkie obliczenia, w szczególności obliczanie kosztów lotu, które obejmują zużycie paliwa, przebieg, dietę, parking, opłaty za wstęp itp.
Aby przyspieszyć wewnętrzną akceptację, prezentowany jest elektroniczny format interakcji - dla uczestników przygotowywany jest wspólny dokument z kolorowym oznaczeniem gotowości rozwiązania.
Skuteczność komunikacji wewnętrznej wspierają wyskakujące okienka na ekranie, które powiadamiają interesariuszy, klikając, że można przejść bezpośrednio do tematu dyskusji.
Skuteczność komunikacji zewnętrznej wspomagana jest komunikacją elektroniczną w formie e-mail i SMS, wykorzystywaną zarówno do informowania klienta o ładunku, jak i do wysyłek.
Tworzenie nomenklatury odbywa się z podziałem towarów na kategorie przedstawione w załączonym katalogu, parametry handlowe podane są w celu identyfikacji.
Tworzenie jednej bazy kontrahentów odbywa się poprzez podział uczestników na kategorie wskazane w załączonym katalogu, co pozwala na zestawienie grup docelowych.
