Oprogramowanie biura tłumaczeń jest bardziej koniecznością niż luksusem na dzisiejszym konkurencyjnym rynku. Konkurencja między biurami językowymi i biurami tłumaczeń jest wysoka. Dlatego świadczenie usług musi być na poziomie. Aby poprawić jakość usług, prowadzenie dokumentacji za pomocą zautomatyzowanego oprogramowania przyciąga klientów z wielu powodów. Praca administracyjna urzędu jest zoptymalizowana, kontrola prowadzona jest we wszystkich kierunkach. Profesjonalny program o nazwie USU Software usprawnia procesy pracy oraz umożliwia skonfigurowanie zarządzania i kontroli finansowej.
Interfejs zaawansowanego oprogramowania biura tłumaczeń jest prosty i łatwy w obsłudze. System ten jest podzielony na trzy sekcje zwane Podręcznikami, Modułami i Raportami. Sekcja prac referencyjnych zawiera nazewnictwo, dane o cenach usług, bazę klientów z informacjami o zapytaniach i liczbie połączeń do centrum korporacyjnego. W sekcji Raporty prezentowane są różne rodzaje dokumentacji sprawozdawczej, m.in. listy płac pracowników, płatności za tłumaczenia ustne i pisemne, liczba lekcji, kalkulacja przychodów i wydatków oraz opłacalne transakcje. Dla centrum tłumaczeń konfigurowane jest specjalne oprogramowanie, które uwzględnia indywidualne cechy biura. Zamówienia składane są w modułach. System otwiera wyszukiwanie danych w celu wyświetlenia zarejestrowanego dokumentu. Aby utworzyć nowe zamówienie, wystarczy skorzystać z opcji Dodaj. Klient to zarejestrowane dane użytkownika z bazy klientów. Po kilku pierwszych literach można znaleźć klienta. Reszta informacji zostanie uzupełniona automatycznie, w tym numery, status oprogramowania, data uruchomienia, nazwisko wykonawcy. Zamówione wydarzenia są wymienione w sekcji serwisowej programu. Wyboru dokonuje się z cennika. W stosownych przypadkach uwzględnij zniżkę lub dopłatę za pilność zadania. Tłumaczenia obliczane są na podstawie liczby stron lub jednostek tytułów zadań.
Oddzielne oprogramowanie dla centrum tłumaczeń posiada konfigurację do nagrywania przez wykonawcę. Tłumacze są klasyfikowani według kategorii tłumaczeń i tłumaczeń symultanicznych, wykonywania językowych zadań audio i wideo oraz rodzajów języków. Sporządzana jest również lista pracowników i freelancerów w biurze. Wielkość wykonanej pracy jest rejestrowana dla każdego pracownika w osobnym raporcie. Oprócz ilości obsłużonych klientów wprowadzana jest informacja o jakości wykonania oraz opiniach klientów. System centrum językowego zapewnia dostępność nagrań dla lektorów i słuchaczy kursów językowych. Wygodne formularze arkusza kalkulacyjnego pomogą Ci zrealizować plan lekcji i odwiedzić uczniów. Specjalne oprogramowanie z raportami pokazuje całą listę zadań dla każdego pracownika. Pracownicy widzą planowanie we właściwych ramach czasowych. System centrum językowego posiada konfigurację dla menedżera. Proces kontroli wykonania jest uproszczony. Dyrektor biura tłumaczeń na bieżąco widzi pracę personelu, przepływy finansowe, liczbę odwiedzających i działania marketingowe. Format raportu jest wyświetlany w arkuszach kalkulacyjnych, wykresach i wykresach.
Dzięki tej aplikacji biura tłumaczeń możesz przeprowadzać wewnętrzne rozliczenia gotówkowe dla pracowników oraz oddzielnie tworzyć wspierające dokumenty płatnicze dla klientów. Po otrzymaniu płatności paragon zostanie wydrukowany i przekazany klientowi. Podczas rejestracji wniosku o usługę przechowywany jest dowód dochodu, a jednocześnie sporządzany jest wydatek na wykonanie zadań na rzecz wykonawców. Możliwe jest zapisywanie plików do późniejszego szybkiego wyszukiwania. Oprogramowanie USU może być używane uniwersalnie. Nadaje się do użytku w małych i dużych centrach językowych, biurach tłumaczeń.
Z aplikacji biura tłumaczeń mogą korzystać pracownicy posiadający uprawnienia dostępu. Konfiguracja leży w gestii kierownika. Każdy pracownik otrzymuje indywidualny login i hasło zabezpieczające. W systemie pracuje jednocześnie nieograniczona liczba użytkowników. Program jest dostosowywany do preferencji kolorystycznych na życzenie klienta. Rejestracja osób odwiedzających biuro oraz pracowników jest możliwa w dowolnym zakresie. Bazy danych przechowują informacje o wymaganych kategoriach numerów telefonów, adresach, języku nauczania i nauczania, edukacji i innych typach.
Zadania są rozdzielane szybko, z uwzględnieniem potrzeb aplikacji. Oprogramowanie oferuje możliwość dokonywania rozliczeń pieniężnych za przelewy w dowolnej walucie. Aplikacja jest skonfigurowana do pracy w różnych językach, ale w jednym lub kilku jednocześnie. Formularze raportów analizują kierunki według aktywności reklamowej, przepływów odwiedzających, wydatków i dochodów.
Za pomocą systemu w centrum tłumaczeń upraszcza się inwentaryzację biur językowych i innych pomieszczeń, informacje są przechowywane w bazie archiwum. Po zrealizowaniu zlecenia możesz wysłać SMS o gotowości w imieniu biura tłumaczeń. Oprócz podstawowej konfiguracji dostarczane są aplikacje do zamawiania wyłączności, telefonii, integracji z witryną i nadzoru wideo. Agencja powinna być w stanie zaoferować specjalne oprogramowanie mobilne dla stałych gości i pracowników. Opłata za podstawową konfigurację programu dokonywana jest jednorazowo, bez dopłat do opłaty miesięcznej.
