Każde biuro tłumaczeń prędzej czy później zaczyna zwiększać sprzedaż, rośnie liczba klientów, a firma musi płynąć, nie tracąc twarzy. Wtedy właściciele takiej firmy wpadają na pomysł znalezienia wyspecjalizowanego biura tłumaczeń CRM. Taką aplikacją jest najczęściej program do wdrażania automatyzacji biura, który polega na opracowaniu odrębnej kategorii narzędzi do optymalizacji i informatyzacji obszaru CRM firmy. Samo pojęcie CRM obejmuje zespół działań podejmowanych przez daną organizację w celu zarządzania i budowania długotrwałych relacji z konsumentami jej usług, najczęściej z wykorzystaniem automatyzacji tych strategii. Należy zauważyć, że obszar CRM jest bardzo ważny dla każdej firmy, ponieważ w naszych czasach jednak, jak zawsze, najważniejszym narzędziem osiągania zysku jest klient. To, jak bardzo zwiększy się przepływ zleceń tłumaczeniowych, zależy od tego, jak został obsłużony i jakie oceny twoich usług pozostawi swoim przyjaciołom i znajomym. System CRM zwykle przedstawiany jest w bardzo złożonej konfiguracji, która nie tylko rozwija ten obszar działania, ale także pozwala na systematyczne i ciągłe monitorowanie pozostałych jego aspektów. Obecnie producenci nowoczesnych zautomatyzowanych kompleksów komputerowych oferują wiele przydatnych i wielozadaniowych konfiguracji różniących się kosztem i oferowaną funkcjonalnością. To zdecydowanie sprzyja przedsiębiorcom i menedżerom, którzy są w fazie selekcji, ponieważ mają możliwość wyboru opcji, która pasuje do wszystkich kryteriów ich działalności.
Instalacja produktu z doskonałą konfiguracją biura tłumaczeń i rozwojem CRM to system oprogramowania USU, dopracowany w najdrobniejszych szczegółach przez zespół specjalistów oprogramowania USU w każdej z jego funkcji. To naprawdę wartościowy produkt, ponieważ został wdrożony z uwzględnieniem najnowszych i unikalnych metod automatyzacji, a także wieloletniego doświadczenia zawodowego twórców oprogramowania USU. Program to nie tylko opcja dla biura tłumaczeń zajmującego się rozwojem CRM, ale także doskonała okazja do przejęcia kontroli nad wszystkimi aspektami jego działalności: operacjami finansowymi, magazynowaniem, personelem, naliczaniem i wypłatą ich wynagrodzeń, konserwacją sprzętu niezbędnego do biuro tłumaczeń. Aplikacja jest bardzo wygodna do prowadzenia działalności agencyjnej, ponieważ posiada szeroki wachlarz narzędzi, które pomagają usprawnić procesy pracy. Jedną z najważniejszych jest możliwość synchronizacji oprogramowania z różnymi formami komunikacji z klientami i pomiędzy pracownikami form zespołu: może to być korzystanie z usług SMS, poczty elektronicznej, komunikacja z dostawcami stacji PBX, komunikacja w czatach mobilnych typu WhatsApp i viber. To doskonałe wsparcie dla zespołu biurowego w połączeniu z obsługą interfejsu dla wielu użytkowników, który generalnie pozwala pracownikom pozostać w kontakcie i na bieżąco dzielić się najnowszymi wiadomościami. Jednocześnie obszar pracy każdego tłumacza w interfejsie użytkownika jest ograniczony osobistymi ustawieniami dostępu do różnych katalogów informacyjnych bazy danych, a także indywidualnymi uprawnieniami do wprowadzania loginów i haseł. Tryb wielu użytkowników jest również wygodny w pracy managementu, ponieważ dzięki niemu mogą oni w łatwy sposób gromadzić aktualne informacje i jednocześnie centralnie sterować wszystkimi działami i oddziałami agencji. Nawet podczas podróży służbowej menedżer jest informowany o wszystkich zdarzeniach przez całą dobę, ponieważ może uzyskać zdalny dostęp do danych w programie z dowolnego urządzenia mobilnego z dostępem do Internetu. Oprócz dostępności przydatnych narzędzi optymalizacyjnych CRM, oprogramowanie komputerowe wyróżnia się prostotą i dostępnością urządzenia, co wyraźnie widać w konstrukcji interfejsu oraz menu głównego, które składa się tylko z trzech sekcji.
Możliwe jest samodzielne zrozumienie struktury systemu bez dodatkowego szkolenia lub umiejętności, ponieważ wszystko w nim odbywa się intuicyjnie. Aby uprościć przepływ pracy, programiści USU dodali podpowiedzi, które można później wyłączyć. Ponadto zespół USU Software opublikował na swojej stronie bezpłatne filmy szkoleniowe, które każdy może obejrzeć, dzięki czemu przedsiębiorcy nie muszą wydawać budżetów na szkolenia pracowników. Dlatego proces opanowania instalacji oprogramowania jest dość szybki i nieskomplikowany, nawet jeśli masz to doświadczenie w automatycznym zarządzaniu księgowością po raz pierwszy.
Jakie są konkretne możliwości zastosowania instrukcji CRM w biurze tłumaczeń? Przede wszystkim jest to oczywiście usystematyzowanie księgowości klientów, które odbywa się poprzez automatyczne tworzenie bazy klientów. Podstawą są wyłącznie wizytówki zwiedzających, które zawierają szczegółowe informacje o poszczególnych kartach. Po drugie, do przetwarzania zamówień i komunikacji z klientami wykorzystywane są różne komunikatory internetowe, które są potrzebne do masowej lub jednorazowej wysyłki powiadomień informacyjnych. Oznacza to, że możesz wysłać klientowi wiadomość, że jego tłumaczenie jest gotowe lub poprosić go o skontaktowanie się z Tobą w celu złożenia życzeń urodzinowych lub świątecznych. W tym przypadku wiadomość może być wyrażona zarówno w formie tekstowej, jak i głosowej oraz wysłana bezpośrednio z interfejsu programu. Doskonałym sposobem na założenie CRM jest praca nad jakością obsługi z urzędu, do czego oczywiście trzeba przeprowadzić ankietę. Można go wysłać SMS-em, w którym znajduje się specjalna ankieta, na którą odpowiedź należy podać w postaci numeru wskazującego ocenę odwiedzającego. Do analizy tych informacji, niezbędnych dla biura CRM, bez wątpienia można wykorzystać funkcje sekcji Raporty, która posiada możliwości analityczne. Więcej informacji na temat tych i wielu innych rozwiązań CRM można znaleźć na oficjalnej stronie internetowej USU Software w Narzędziach internetowych.
Podsumowując, chciałbym wspomnieć o wielozadaniowości tego oprogramowania komputerowego i podkreślić opłacalność jego nabycia, gdyż za tak bogatą funkcjonalność trzeba zapłacić tylko raz, na etapie wdrożenia, a potem można w pełni korzystać z systemu przez lata darmo. Oprogramowanie USU to najlepsza inwestycja w rozwój Twojej firmy i jej strategii CRM.
Zlecenia tłumaczeniowe są automatycznie rejestrowane w systemie CRM w postaci przejrzystych rekordów danych nomenklaturowych. Ta konfiguracja oprogramowania USU jest jednym z najlepiej zautomatyzowanych systemów zgodnie z rozwojem CRM nie tylko w biurze, ale ogólnie dla średnich i małych firm. Unikalna aplikacja automatycznie generuje raporty finansowe i podatkowe. Pozytywne recenzje od prawdziwych klientów USU Software na stronie pokazują, że jest to produkt naprawdę wysokiej jakości, który daje 100% efektów. Twoja baza danych kontrahentów może być również wykorzystana do identyfikacji przychodzących uczestników rozmowy. Dzięki zintegrowanemu z systemem harmonogramowi szef biura tłumaczeń szybko i sprawnie rozdziela zadania tłumaczeniowe.
Dzięki trybowi wielu użytkowników system oprogramowania USU jest idealny dla tłumaczy do wykonywania pracy zdalnej. Aby móc wygodnie śledzić swoje zamówienia od klientów, możesz opracować odpowiednią aplikację mobilną w oddzielnej cenie w oparciu o główną wersję oprogramowania USU. Możesz ocenić konfigurację naszego systemu CRM dla biura tłumaczeń w praktyce, pobierając wersję demonstracyjną i testując ją w swojej firmie. Tłumacze naszej firmy zapewniają Państwu wsparcie techniczne od momentu wdrożenia do pełnego użytkowania złożonej instalacji. Aby uzyskać jeszcze większy wpływ CRM, możesz jednocześnie korzystać z wielu cenników w swojej pracy agencyjnej dla różnych klientów biura tłumaczeń. W sekcji Raporty możesz łatwo wygenerować statystyki dotyczące ilości zamówień złożonych przez każdego klienta oraz opracować politykę lojalnościową dla stałych bywalców. Kalkulacja kosztu usługi tłumaczeniowej dla każdego zlecenia wykonywana jest automatycznie przez program na podstawie cenników zapisanych w „Katalogach”.
Zbierając i analizując informacje zwrotne od odwiedzających agencję, możesz zidentyfikować problematyczne obszary w swojej agencji i osiągnąć nowy poziom agencji. System tłumaczeniowy CRM biura tłumaczeń w tej wersji ma konfigurowalny interfejs dla każdego użytkownika.
