Program systemu usług w systemie oprogramowania USU to program, który pozwala systemowi usług wiele zmienić na lepsze w jego pracy i zwiększyć jego konkurencyjność. Program automatyzuje system serwisowy - jego procesy biznesowe, procedury księgowe, analizę działań itp. Jednocześnie zwiększa się wydajność pracy i jakość usług w systemie serwisowym, ściśle przestrzegane są prace naprawcze i terminy oraz generowany jest dodatkowy zysk.
Sterowanie systemem serwisowym może odbywać się zdalnie, co nie wpływa na efektywność zespołów w dopasowywaniu wskaźników i przydzielaniu zadań, gdyż wszystkie operacje wykonywane w zautomatyzowanym systemie są wykonywane w ułamku sekundy, co oznacza, że zarządzanie serwisem odbywa się w bieżącym trybie czasu. Wszystkie procesy w programie są na tyle szybkie, że usługa jest regulowana pod względem czasu i zakresu prac, co pobudza personel do pracy, podnosząc tym samym jakość i wolumen obsługi.
Program systemu serwisowego jest instalowany na firmowych komputerach przez specjalistów USU Software. Niczym szkolenie, aby zapoznać przyszłych użytkowników z jego możliwościami, przeprowadzają krótką prezentację z demonstracją możliwości i usług. To wystarczy, aby powierzyć operatorom i pracownikom serwisu pomyślne opanowanie programu, niezależnie od ich poziomu wiedzy i doświadczenia z obsługą komputera. Program musi otrzymywać informacje od pracowników o różnych profilach i statusach, aby móc dokładnie opisać aktualny stan procesów pracy. Dlatego zaangażowanie pracowników z różnych obszarów zwiększa jego efektywność.
Program dla systemu serwisowego implementuje formularze elektroniczne tego samego formatu i wykorzystuje regułę wprowadzania danych, która pozwala szybko zapisać algorytm działań i minimalny czas na rejestrację odczytów pierwotnych i bieżących, raport o gotowości zadań i zakończonych spędzają operacje. Program zbiera te informacje w celu zestawienia i uporządkowania oceny stanu faktycznego z osobistych dzienników elektronicznych użytkowników oraz tworzenia wskaźników wydajności według procesów, obiektów i podmiotów.
Program do systemu obsługi przyspiesza przyjmowanie wniosków, poprawiając tym samym jakość obsługi klienta. Oferuje specjalny formularz zamówienia, który z kolei zajmuje minimum czasu, ponieważ tylko podstawowe dane są wprowadzane ręcznie, reszta to klient, problem, opis przedmiotu do naprawy, lista prac, części - zostaną pobrane z dodanych odpowiednich komórek do wbudowanych list, co zajmie tyle samo sekund. Po dodaniu wszystkich danych wejściowych program automatycznie tworzy pakiet nowych dokumentów zamówienia, w tym świadectwo odbioru, na którym umieszczone zostanie zdjęcie przedmiotu, który zostanie przyjęty do pracy, aby uniknąć nieporozumień podczas wydawania, oraz paragon, w którym wszystkie Operacje i operacje są wymienione materiały ze wskazaniem ceny każdej opcji i ostatecznej kwoty.
Program systemu obsługi jednocześnie generuje specyfikację zamówienia i na jej podstawie następuje automatyczna rezerwacja materiałów i części zamiennych niezbędnych do pracy w magazynie w wymaganej ilości w magazynie. W przypadku braku towaru program automatycznie sprawdza informacje o przewidywanych dostawach i rezerwuje potrzebną ilość na czas transportu. W przypadku braku wymaganych materiałów składa się wniosek o zakup do dostawcy. Program nie przewiduje udziału personelu w tych procedurach, czas ich wykonania jest standardowy - ułamki sekundy, dokładność wykonania jest gwarantowana. Program dla systemu obsługi może również automatycznie dobierać wykonawców przy zamówieniu, porównywać wszystkich aktualnie pod względem zatrudnienia, rozpatrywać już przyjęte aplikacje i ponownie ustawiać czas dostępności, uwzględniając obciążenie systemu obsługi.
Ponadto program samodzielnie monitoruje terminy prac na każdym etapie, liczone według oficjalnie zatwierdzonych norm zawartych we wbudowanej normie i bazie referencyjnej. Źródłem informacji o wszystkich pracach wykonywanych przez system serwisowy, standaryzacji operacji, czynnościach personelu i prowadzeniu ewidencji, zaleceń, metod obliczeń, instrukcji technicznych oraz obowiązku raportowania dokumentacji, którą firma operuje w trakcie procesu pracy i w którym program dla systemu serwisowego jest kompilowany automatycznie, tak jak przy zamawianiu. Jednocześnie wolumen automatycznie generowanej dokumentacji obejmuje wszystkie sprawozdania finansowe, wszelkiego rodzaju faktury, standardowe umowy serwisowe, arkusze tras dla kierowców oraz wnioski do dostawców o zakup produktów. Dokumenty spełniają wszystkie zasady projektowania i wymagań redakcyjnych, zawierają niezbędne szczegóły, a nawet logo firmy, jeśli to konieczne. Aby wykonać tę funkcję, w programie znajduje się zestaw szablonów dokumentów.
Program oferuje podstawowy pakiet funkcji i usług, które składają się na stałą opłatę, nie mają abonamentu i to jest jedna z jego zalet.
Użytkownicy pracują w zautomatyzowanym systemie bez konieczności zapisywania danych podczas udostępniania dokumentu. Interfejs dla wielu użytkowników rozwiązuje problem. Program prowadzi ciągłą księgowość statystyczną, co umożliwia dokonywanie zakupów w ilości rzeczywiście zużytej w okresie z planowaną wielkością zamówień. Dla interfejsu użytkownika przygotowano ponad 50 opcji kolorowej szaty graficznej. Każdy może użyć kółka przewijania na ekranie, aby wybrać ten, który chce dla swojej pracy.
Wszystkie obliczenia są wykonywane automatycznie i obejmują szacowanie, obliczanie wynagrodzeń akordowych dla użytkowników oraz obliczanie kosztu zamówień według ceny.
System nalicza miesięczną stawkę akordową uwzględniając ilość pracy odnotowaną w dziennikach elektronicznych. Jeśli czegoś brakuje, żadna płatność nie zostanie dokonana. Taki termin płatności motywuje użytkowników do terminowego wprowadzania metryk do systemu oraz dostarcza operacyjnych danych pierwotnych i bieżących opisujących procesy. W zautomatyzowanym systemie funkcjonuje kilka baz danych. Mają wspólny format i swoje wewnętrzne klasyfikacje do wygodnej pracy z tysiącami pozycji.
W jednej bazie kontrahentów, zawierającej „dossier” dostawców, kontrahentów i klientów, uczestnicy podzieleni są według uznania firmy na kategorie, z których tworzone są grupy docelowe.
W dziale nomenklatura cały prezentowany asortyment również podzielony jest na kategorie, jednak zgodnie z ogólnie przyjętą klasyfikacją praca w grupach produktowych przyspieszy poszukiwanie produktu zastępczego. Do dokumentowania ruchów magazynowych i produktów wykorzystywane są faktury, które są przechowywane w bazie podstawowych dokumentów księgowych, gdzie nadają status i kolor w zależności od rodzaju przesunięcia towarów i materiałów.
W bazie zleceń wszystkie zlecenia posiadają również status i kolor oznaczający etap realizacji, co pozwala operatorowi na wizualną kontrolę terminów i gotowości. Aktywne użycie koloru przy wyznaczaniu wskaźników oszczędza czas personelu - na liście dłużników priorytet ma intensywność koloru, która wskazuje kwotę długu.
Automatyzacja księgowania zapasów prowadzi do automatycznej amortyzacji pozycji towarowych w ilości przeniesionej z magazynu na produkcję lub wysłanej do nabywcy.
Na koniec okresu sporządzane są raporty z analizą działań dla wszystkich rodzajów prac, które umożliwiają uporządkowanie prac nad błędami i poprawę wyników finansowych.
