Dziennik rozliczeń serwisowych w programie USU prowadzony jest w formie elektronicznej, co jest wygodne, gdyż w takim dzienniku zawsze pod ręką jest raport z dynamiką zmian wskaźników odnotowanych w dotychczasowych serwisach, dzięki elektronicznej formie log zawiera pola, w których można wypełnić zagnieżdżone opcje odpowiedzi. Przyspiesza to uzupełnianie bieżącymi wartościami. Można również wspomnieć o dostępności magazynu dla wszystkich zainteresowanych, co jest również ważne, ponieważ mogą oni wspólnie podejmować decyzje i posiadać wszystkie niezbędne dane, co jest niemożliwe przy wersji drukowanej.
Prowadzenie dziennika serwisowego pozwala na uporządkowanie rozliczeń za konserwację urządzeń oraz sprawdzenie ich lokalizacji. Z reguły takie dzienniki zawierają pełną listę prac wykonanych w kompleksie zwanym konserwacją, których wyniki, dołączone są niezbędne dokumenty i potwierdzają wyniki usługi. Na podstawie tych wyników podejmowane są decyzje dotyczące późniejszej eksploatacji sprzętu, warunków pracy oraz planowania napraw, które dzieli się na główne i bieżące. Format protokołu został zatwierdzony przez organizacje macierzyste. Jeśli jest to kotłownia, to są to przedsiębiorstwa przesyłu lub odbioru energii elektrycznej. Jeśli pracownicy wykonujący konserwację sprzętu stwierdzili niezgodności, są one odnotowywane z datą wykrycia w innym dzienniku serwisowym z zaleceniem usunięcia.
Dziennik rozliczeniowy kotłowni ma postać elektroniczną w konfiguracji oprogramowania i jest dostępny w celu zapewnienia pracy personelu, którego miejscem pracy jest warsztat, przy czym pracownicy kotłowni również posiadają w nim własne dzienniki: wymienny, awaryjny, kontrolny i pomiarów urządzeń kontrolnych i innych. Remont kotłowni nie jest wykonywany przez jego pracowników, ale przez pracowników o różnych kwalifikacjach i specjalizacjach remontowych. Dziennik wydajności kotłowni jest dostępny dla ograniczonej grupy osób i nie zawsze dla pracowników kotłowni, ponieważ ich kompetencje wyraźnie nie dotyczą napraw. Jest otwarty dla specjalistów od napraw i inżynierów, co jest bezpośrednio związane z projektowaniem kotłowni, w przypadku gdy specjaliści od napraw nie mogą sobie poradzić z pracą.
Zapewnienie dostępu do dziennika rozliczeniowego obsługi i remontów kotłowni jest bezpośrednim obowiązkiem samej firmy, która samodzielnie dobiera pracowników do pracy w zautomatyzowanym dzienniku eksploatacji, przydzielając im indywidualne loginy i hasła dostępu do niego Protokół ochrony i odbioru informacji w zakresie obowiązków, które wykonują. Należy zauważyć, że każdy, kto otrzymał dopuszczenie do ewidencji księgowej za konserwację i remonty kotłowni, pracuje w wydzielonych pomieszczeniach informacyjnych i osobowych dokumentach elektronicznych, w których odnotowuje wyniki swojej pracy, w tym konserwację i remonty, a także konfiguracji formularzy Z takiego Raportu różnych użytkowników, wybierany jest dziennik, który sortują, przetwarzają, aw dzienniku rozliczeniowym kotłowni wyświetlany jest zbiorczy wskaźnik końcowy, oznaczający aktualny stan, wyniki końcowe i rekomendacje do dalszej pracy.
Ten format pracy jest wygodny w tym, że każdy pracownik, niezależnie od innych wykonawców, wykonuje zadania w ramach zachowanego budynku, odnotowując wyniki uzyskane w toku pracy. Uogólniony wynik jest wyświetlany bez udziału ludzi, ponieważ jest wynikiem Automatycznego obliczania sumarycznych metryk, do którego nie wszyscy użytkownicy mają dostęp w tym samym czasie, ale każdy, kto jest w nim odpowiedzialny, może pracować ze wskaźnikami i podejmować decyzje. Zautomatyzowany system księgowy zachowuje poufność wszystkich danych osobowych, ale oznacza je loginami użytkowników, co pozwala kierownictwu, do którego obowiązków należy regularna kontrola działań personelu, na ustalenie zgodności tych danych ze stanem rzeczywistym kotłowni.
Jednocześnie program księgowy niezależnie porównuje informacje otrzymane od pracowników zawartych w ich raportach osobistych oraz od pracowników napraw, którzy wykonywali prace konserwacyjne i naprawcze. Program łączy wartości z różnych kategorii informacji za pomocą specjalnych formularzy do wprowadzania danych pierwotnych i bieżących. Pozwala to na identyfikację niezgodności, eliminując tym samym możliwość umieszczenia błędnych informacji. Funkcja monitorowania śledzi wszystkie aktualizacje i poprawki. Kierownictwo używa ich podczas przeglądania dzienników pracy użytkowników, ponieważ procedura ta jest przyspieszona dzięki wygenerowaniu raportu stwierdzającego, gdzie i jakie zmiany nastąpiły od ostatniego przeglądu oraz kto je wprowadził. Łatwo jest posortować zmiany według obiektu, a jeśli interesuje Cię kotłownia, uzyskaj raport o zmianach w dzienniku konkretnie z nią związanym.
Prowadzona na bieżąco księgowość statystyczna pozwala racjonalnie planować działania na kolejny okres i kupować materiały z uwzględnieniem ich obrotu. Dowolna liczba użytkowników może pracować w programie w tym samym czasie bez konfliktów danych, ponieważ rozwiązaniem tego problemu jest interfejs dla wielu użytkowników. Zautomatyzowane księgowanie zapasów natychmiast odpisuje zapasy, które zostały przekazane do warsztatu, gdy tylko nastąpi potwierdzenie procesu.
Interfejs użytkownika oferuje ponad 50 kolorowych opcji graficznych, które można wybrać za pomocą kółka przewijania ekranu głównego, aby spersonalizować obszar roboczy. Dzięki takiemu formatowi księgowania usług firma posiada operacyjne dane o rzeczywistych stanach magazynowych oraz w raporcie o awizacjach kompletacji towaru. Program natychmiast informuje również o stanach gotówki we wszystkich kasach, a rachunki bankowe dostarczają danych o obrotach na nich oraz tworzą rejestry transakcji.
System automatycznie generuje paski płacowe na podstawie ilości pracy i zadań zaznaczonych w dzienniku. Wszystkie obliczenia są zautomatyzowane - każda operacja ma wartość, która jest ustalana z uwzględnieniem norm branżowych, wymagań i zasad wykonywania operacji. Program poprawia jakość rachunkowości zarządczej poprzez dostarczanie zestawu raportów analitycznych i statystycznych na koniec okresu w celu oceny pracy pracowników i kontrahentów. Raporty z analiz mają wygodny format – są to tabele, wykresy i wykresy, które zapewniają pełną wizualizację znaczenia wskaźników oraz dynamiki zmian usług w czasie.
Interakcję pomiędzy pracownikami wspiera wewnętrzny system powiadomień w postaci wyskakujących okienek w rogu ekranu z aktywnym przejściem do określonego tam tematu dyskusji. System składa się z wielu elementów, jednej bazy kontrahentów, bazy podstawowych dokumentów księgowych, bazy zleceń zakupu i wszystkie mają ten sam format: listę i pasek zakładek. Każda baza danych ma swoją wewnętrzną klasyfikację. W nomenklaturze i CRM są to kategorie, w podstawach faktur i zamówień są to statusy, kolor w jakim wizualizują status. Integracja z urządzeniami elektronicznymi pozwala na sterowanie kasami fiskalnymi za pomocą wideo, przeglądanie danych klienta na przychodzącym połączeniu oraz zmianę formatu inwentaryzacji. Dla zapewnienia komunikacji zewnętrznej wykorzystywana jest komunikacja elektroniczna w formacie SMS, e-mail, Viber, komunikaty głosowe – automatyczne powiadomienie klienta, organizacja wysyłek.
