Księgowością w firmie sprzątającej zarządza program USU Soft, który specjaliści instalują zdalnie przez łącze internetowe. Zaletą takiej księgowości jest jej skuteczność i efektywność. Pierwsza zapewnia kompletność pokrycia danych dzięki ich połączeniu, druga - szybkość wymiany informacji liczoną w ułamku sekundy. Firma sprzątająca, która zdecydowała się zainstalować program do automatyzacji księgowości firmy sprzątającej, osiąga wzrost zysków poprzez zwiększenie wolumenu świadczonych usług, zwiększenie wydajności pracy, przyspieszenie procesów czy zmniejszenie kosztów osobowych, ponieważ wiele jej funkcji jest wykonywanych przez zautomatyzowaną System księgowy. Firma sprzątająca, która zdecydowała się zainstalować oprogramowanie, jest bardzo konkurencyjna w porównaniu z firmami sprzątającymi, które tradycyjnie prowadzą dokumentację. Firma sprzątająca rozliczana jest w trybie czasu bieżącego, czyli zmiany firmy sprzątającej są natychmiast uwzględniane w programie rozliczeń firmy sprzątającej, gdyż szybkość wymiany informacji pozwala na takie zestawienie. Praca w firmie sprzątającej polega na przyjmowaniu zleceń na wykonanie usług sprzątania, ich realizacji, pozyskaniu i utrzymaniu klientów oraz zapewnieniu pracownikom niezbędnych środków finansowych i materiałów do wykonywania zleconych prac.
Wszystkie procesy powinny podlegać rozliczaniu, aby kontrolować koszty firmy sprzątającej, szukać sposobów na obniżenie kosztów i jednocześnie znaleźć nowe dodatkowe rezerwy, gdy te same zasoby są dostępne. A w tym programie księgowym firmy sprzątającej bardzo pomaga kompletna analiza firmy sprzątającej we wszystkich jej rodzajach i punktach zastosowania. Analiza dokonywana jest automatycznie na koniec każdego okresu sprawozdawczego. Pozwala to monitorować dynamikę zmian wskaźników i identyfikować nowe trendy w ich zachowaniu (zarówno pozytywne, jak i negatywne). Pierwszy z nich jest wspierany na wszelkie możliwe sposoby, a drugim prowadzone są działania na błędach, które w kolejnym okresie pomogą zminimalizować ich wpływ na proces produkcyjny i oczywiście na zysk. System pozwala na ewidencjonowanie wszystkich operacji pracy wykonywanych przez użytkowników oraz naliczanie akordu według ich wielkości, co z kolei zwiększa aktywność personelu dopuszczonego do programu do prowadzenia ewidencji własnych czynności w ramach dotychczasowych obowiązków. Fakt ten wskazuje, że oprogramowanie dokonuje automatycznych obliczeń. Zwiększa to szybkość i dokładność tych metod.
Automatyczne kalkulacje obejmują nie tylko płace akordowe, ale także kalkulację kosztu zlecenia, które zostanie wykonane przed i po realizacji, w celu znalezienia rozbieżności między znormalizowanymi a rzeczywistymi wskaźnikami iw razie potrzeby ustalenia przyczyny. Pozwala to zoptymalizować kroki biznesowe, zmniejszając różnicę między stanem faktycznym a planem oraz optymalizując odchylenia w elementach zamówienia. Równocześnie z kalkulacją kosztów własnych dokonywana jest równoczesna kalkulacja zysku z każdej aplikacji, a analiza zrealizowanych zleceń pokazuje, które usługi cieszą się dużym zainteresowaniem, a które przynoszą większy zysk. W takim przypadku należy zmienić politykę cenową. Do kalkulacji kosztu zamówienia wykorzystywane są cenniki, których ilość może być nieograniczona, a każdy klient może mieć własny. System z łatwością rozróżnia cenniki, a klienci, którym są one oferowane, kalkulują koszt zamówienia ściśle według danych podanych w danych osobowych klienta.
Obliczenie kosztu odbywa się równolegle z rejestracją wniosku - ponieważ z klasyfikatora usług operator wybiera te, które składają się na treść zamówienia. Po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego wydrukowany zostanie paragon zawierający pełną listę usług, które organizacja jest zobowiązana wykonać, z odrębną ceną za każdą oraz całkowitą ostateczną kwotą do zapłaty. Wypełniając formularz zgłoszeniowy otrzymasz komplet dokumentów do zamówienia, które zostaną wygenerowane automatycznie z uwzględnieniem danych wprowadzonych w formularzu. Dokumenty utworzone w ten sposób są poprawne i zawierają wszystkie niezbędne szczegóły zgodnie z oficjalnie zatwierdzonym formatem. Należą do nich dokumenty dla działów księgowości obu stron, a także specyfikacje zamówienia, zgodnie z którymi wydatkowane zostaną środki i materiały zapewniające jego realizację. Paragon zawiera nie tylko szczegóły kalkulacji, ale także datę realizacji zamówienia. Regularna analiza bieżących procesów pracy poprawia jakość rachunkowości zarządczej, optymalizuje rachunkowość finansową poprzez identyfikację kosztów nieproduktywnych i innych wydatków. Rachunkowość zapasów prowadzona jest zgodnie z nomenklaturą, która obejmuje cały asortyment towarów używanych. Każdy element posiada numer magazynowy. Ruch pozycji towarowych podlega rozliczaniu za pomocą automatycznie generowanych faktur, które tworzą własną bazę danych oraz analizie zapotrzebowania na towary.
Faktury w bazie podzielone są ze względu na rodzaj przesunięcia magazynowego, każdej przypisany jest status i kolor, co pozwala wizualnie rozróżnić rosnącą ilość dokumentacji. Pozycje towarowe w nomenklaturze są podzielone na kategorie zgodnie z ogólnie przyjętą klasyfikacją, dołączony jest ich katalog, co pomaga szybko wyszukać towar i wystawić fakturę. Podobnie jak inne rodzaje księgowości, księgowość zapasów działa w czasie rzeczywistym, automatycznie odpisując produkty z bilansu w miarę ich przenoszenia do pracy. Dzięki pracy księgowości zapasów w tym formacie firma sprzątająca zawsze otrzymuje dokładne informacje o stanach magazynowych. Podobnie firma sprzątająca otrzymuje raport operacyjny o stanie gotówki na każdym rachunku kasowym lub bankowym oraz szczegółowy wykaz transakcji i sprzedaży. Rachunkowość relacji z klientami odbywa się w jednej bazie danych kontrahentów, która ma format CRM. Pozwala to na zwiększenie efektywności interakcji dzięki regularności.
System jest wygodnym miejscem do przechowywania informacji o każdym kliencie, monitorowania klientów oraz generowania dziennych grafików pracy dla pracowników i kontroli realizacji. Baza kontrahentów jest również podzielona na kategorie ustalone przez firmę sprzątającą. W załączeniu katalog. W ten sposób można tworzyć docelowe grupy klientów. Dla utrzymania regularnych relacji komunikacja elektroniczna działa w formacie e-mail i SMS. Służy do automatycznego informowania o gotowości zamówienia. Program księgowy dla firm sprzątających nie ma opłaty miesięcznej. ma szereg funkcji i usług; Istnieje możliwość ich rozbudowy za dodatkową opłatą przy stałym koszcie funkcjonalności. Program posiada wersję mobilną na platformę Android, natomiast wersja stacjonarna może działać wyłącznie na systemie operacyjnym Windows, co nie przeszkadza w pracy zespołowej.
