Program optyki nosi nazwę USU software i został opracowany dla firm specjalizujących się w korekcji wzroku za pomocą okularów i soczewek w zależności od stopnia ich pogorszenia. Takie firmy nazywane są optyką lub salonami optycznymi i poza bezpośrednią sprzedażą okularów i soczewek, zajmują się również obsługą klientów, w tym definicją widzenia i doborem akcesoriów. Oprogramowanie salonu optycznego jest instalowane na komputerach służbowych lub innych urządzeniach cyfrowych używanych w salonie optycznym z systemem operacyjnym Windows. Prace instalacyjne są wykonywane zdalnie przez dewelopera za pośrednictwem połączenia internetowego. Jako wsparcie „moralne” proponuje się przyszłym użytkownikom krótkie szkolenie, którego liczba nie powinna przekraczać liczby wykupionych przez optyka licencji.
Zgadzamy się, że optyka może nie mieć wśród swoich pracowników doświadczonych użytkowników do szybkiej pracy w oprogramowaniu. Nie jest to jednak konieczne, gdyż program posiada na tyle przyjazny interfejs użytkownika i wygodną nawigację, że jego rozwój będzie szybki i bezbolesny dla każdego użytkownika - w sensie kogoś, kto nie ma absolutnie żadnego doświadczenia z komputerem. Ponadto operacje wymagane przez oprogramowanie nie są trudne. Jest to wprowadzanie danych pracowniczych podczas pracy wykonywanej przez pracowników w salonie soczewek lub optyce.
Oprogramowanie nie potrzebuje niczego więcej od optyki, ponieważ resztę pracy wykonuje samodzielnie. Rejestruje wizytę klienta w aktach osobowych, uzyskany wynik pomiaru odnotowuje się w dokumentacji medycznej, wybrane okulary i soczewki dokumentuje się poprzez wystawienie faktury z wykorzystaniem sekcji nomenklatury prezentującej cały asortyment produktów i akcesoriów. Równolegle oprogramowanie optyka oblicza koszt zamówienia, zysk do osiągnięcia po sprzedaży, koszt usług specjalisty, który dokonał pomiaru wzroku, prowizję dla kierownika ze sprzedaży oprawy. i inne. Wszystkie operacje i związane z nimi obliczenia są wykonywane w oprogramowaniu w ułamkach sekundy, których ludzkie oko nie jest w stanie zarejestrować. Dlatego mówi się, że oprogramowanie wykonuje wszystkie procedury rozliczeniowe w czasie rzeczywistym.
Oprogramowanie optyki tworzy kilka baz danych, z których część została już wspomniana, które stanowią „kręgosłup” działalności optyki. Po pierwsze, jest to asortyment nomenklatury, który reprezentuje towary używane przez optyka w trakcie ich działalności - zarówno na sprzedaż, jak i na własne potrzeby. Każda pozycja towarowa posiada numer nomenklaturowy oraz indywidualne parametry handlowe - towar, kod kreskowy, potrzebny do identyfikacji tego produktu przy wyborze spośród podobnych nazw i cech. W nomenklaturze oprogramowanie salonu stosuje ogólnie przyjętą klasyfikację produktów, dzieląc je na kategorie zgodnie z załączonym katalogiem, co przyspiesza wyszukiwanie pozycji przy tworzeniu faktur.
Faktury są z kolei automatycznie generowane przez oprogramowanie. Wystarczy określić pojedynczy parametr pozycji towarowej, jej ilość, podstawę transmisji, sposób przygotowania paragonu wraz z numerem i aktualną datą oraz automatycznie zapisywany w bazie danych faktur tworzonych z uwzględnieniem ruchu towarów produktów i który jest przedmiotem analizy popytu konsumpcyjnego na towary oferowane w optyce. Program wprowadza również klasyfikację faktur, aby wizualnie wyróżnić ich podstawę, pozwalając na rozróżnienie listów przewozowych przychodzących i wychodzących. Mają przypisany status zgodnie z typem przesunięcia pozycji magazynowych. Status powinien mieć swój własny kolor, aby optyk lub pracownik magazynu mógł wizualnie rozróżnić otrzymane dokumenty.
Baza klientów, w której koncentrują się wszystkie informacje o klientach, w tym potencjalnych i istniejących, ma wewnętrzną klasyfikację według kategorii, podobną do nomenklatury. W tym przypadku jednak kategorie są wybierane i zatwierdzane przez sam salon, a także katalog, z którego jest również zestawiany, według którego tworzone są docelowe grupy klientów. Pracując z grupą klientów, optyka może zwiększyć zakres interakcji, odwołując się do wybranej grupy odbiorców. Zwykle ma postać dużej liczby wysyłek, których organizację wspiera oprogramowanie optyka w dowolnym formacie – zarówno masowym, jak i osobistym, w tym grupowym, i ma wbudowany zestaw szablonów tekstowych, które spełniają wszystkie prośby o informacje lub może spełnić wysyłka reklamowa.
Oprogramowanie wprowadza ograniczenia w dostępie pracowników do oficjalnych informacji w celu zachowania ich poufności, ponieważ liczba użytkowników jest dość duża. Dostęp do informacji urzędowych jest dozwolony tylko w zakresie odpowiadającym poziomowi kompetencji i uprawnień. Otwarte dane są wymagane tylko do wykonywania zadań. W celu odblokowania dostępu każdemu pracownikowi przydzielany jest osobisty login i hasło zabezpieczające, które określa zakres działań dla każdego użytkownika i jest zamknięte dla innych użytkowników. Oprogramowanie zapewnia kierownictwu bezpłatny dostęp do wszystkich dokumentów użytkowników w celu zapewnienia regularnego monitorowania dokładności ich informacji. Aby ułatwić zarządzanie, przewidziano funkcję importu, która wyróżnia i koryguje informacje wprowadzone do systemu od czasu ostatniej operacji kontrolnej. Informacje o użytkownikach są oznaczane przy ich subskrypcjach, dzięki czemu można łatwo zobaczyć, gdzie i czyje informacje się znajdują, jaka jest ich jakość i jak aktualne jest ich umiejscowienie w programie.
Oprogramowanie optyki automatycznie oblicza akordowe wynagrodzenie personelu, biorąc pod uwagę ilość pracy zarejestrowanej przez system, a nie innych. Taki warunek memoriałowy jest najsilniejszą zachętą dla pracowników do terminowego dodawania wartości pracy do systemu, rejestrowania wykonanych zadań i przechowywania raportów. Personel korzysta z indywidualnych formularzy elektronicznych iw związku z tym ponosi osobistą odpowiedzialność za terminowość i jakość wykonania, co jest regularnie monitorowane przez kierownictwo. Aplikacja udostępnia wygodny harmonogram wizyt lekarskich, z podziałem na profesjonalistów i wskazujący godziny funkcjonowania wizyty. W razie potrzeby można je łatwo przywrócić. Elektroniczne formularze medyczne, z których korzystają specjaliści, zawierają wbudowane podpowiedzi umożliwiające szybkie wypełnienie niezbędnych dokumentów i postawienie diagnozy.
System automatycznie informuje pacjentów o wizycie u lekarza, chęci zamówienia okularów, godzinach otwarcia oraz regularnie organizuje e-maile promocyjne. Konfiguracja oprogramowania salonu optycznego w przeciwieństwie do ofert alternatywnych nie wiąże się z opłatą miesięczną i może być rozbudowywana o nowe usługi. Personel korzysta z wewnętrznego systemu powiadomień, aby ułatwić komunikację. Na ekranie stosowane są wyskakujące okienka, które są aktywne i umożliwiają szybkie przejście do tematów dyskusji. Oprogramowanie zarządza zapasami, umożliwia rezerwację pozycji i wysyła wiadomość do dostawców, jeśli żądanej pozycji nie ma w magazynie.
